Altas por Adquisiciones

Los expediente relacionados con adquisiciones de bienes patrimoniales deben ingresar al DRGBP con los comprobantes originales de compra y su respectiva Planilla de Cargo, en forma previa a la rendición ante el Tribunal de Cuentas por parte de la Habilitación.
Fuente:
Artículo 18 del DA Nº 13/74*

Altas por Donaciones

En las actuaciones relacionadas con ingreso de bienes en donación se debe adjuntar, a la Planilla de Cargo, la documentación probatoria de:

  • la transmisión efectiva en propiedad (acta firmada de común acuerdo entre donante y donatario u otro instrumento análogo en donde conste la correcta descripción del bien).
  • la capacidad del donante.
    Fuente:
    Artículo 19 del DA Nº 13/74*
Altas por Contratos de Obras o Servicios

En el caso de bienes muebles entregados en propiedad a la Provincia, resultante de cláusulas de Contratos de Obras o Servicios, el DRGBP interviene en las actuaciones una vez efectuada la adjudicación definitiva del contrato, para las pre anotaciones pertinentes; y cuando el Estado entra en posesión del bien, interviniendo la planilla de cargo para la contabilización respectiva.
Para mayor información, se adjunta instructivo para las altas de bienes resultantes de contratos de obras o servicios.
Fuente:
Artículo 20 del DA Nº 13/74*
Resolución 150/12 de Contaduría General*
Instructivo: Alta por Obras*

Altas por transformación de bienes

En las altas por transformación de bienes, debe seguirse el siguiente procedimiento:

  • Dar de baja el bien a transformar de acuerdo a Planilla de Cargo original, y también los accesorios que posea. Se confeccionan 4 (cuatro) Planillas de Baja.
  • Confeccionar Planilla de Cargo de los bienes que se agreguen al bien principal, incluyendo el valor de la mano de obra si correspondiese. Estas planillas deben coincidir en importe y descripción con las facturas de compra de los mismos – Este paso tiene como finalidad rendir al Tribunal de Cuentas la compra de los bienes o accesorios que se adicionarán al bien a transformar.
  • Si se le quitan accesorios o partes al bien principal, los mismos deberán ser descargados mediante las "Planillas de Descargo" correspondientes.
  • Confeccionar las Planillas de Cargo del bien transformado. Estas deberán contener: la descripción del bien original, excepto las partes o accesorios que se quitaron, y agregar los bienes y accesorios nuevos con la correspondiente mano de obra.
  • Se debe prestar atención a los valores, el valor final que se consignará en la planilla de cargo del bien transformado quedará determinado de la siguiente manera: al valor del bien original se le restarán los valores de los bienes descargados y se le adicionará el valor de los nuevos bienes con su correspondiente mano de obra.
Otras Altas de Bienes

De todos los bienes que la provincia reciba en calidad de préstamo, locación, arrendamiento o situación análoga, los responsables de los mismos deberán darles el mismo tratamiento, en cuanto a registración y control, que a un bien perteneciente a la provincia. El organismo que reciba un bien en tal calidad, debe informar al DRGBP tal situación.
Toda documentación remitida debe estar acompañada de las constancias legales correspondientes.
Fuente:
Artículo 65 del DA Nº 13/74*

¿Cómo es el procedimiento para el alta por compra?

Para efectuar el alta de un bien adquirido por compra, la Habilitación que efectúe el pago debe girar las actuaciones de compra al DRGBP, las cuales deben contener:

  • Facturas originales de compra.
  • Comprobante de contabilización de gastos y pago.
  • Orden de Provisión de Bienes y Servicios, con detalle de los bienes, importe, partida presupuestaria, recepción de conformidad de los bienes y fecha de la misma.
  • Planillas de Cargo confeccionadas por la repartición adquirente de los bienes, por cuadruplicado.
    Fuente:
    Artículo 18, 55 y 57 del DA Nº 13/74*
¿Cómo procede el trámite en caso de conformarse la Planilla de Cargo?

El DRGBP al aprobar/conformar el trámite, identifica con sello y firma del inspector patrimonial los cuatro ejemplares de las Planillas de Cargo, procediendo de la siguiente manera:

  • Original: para archivo del El DRGBP.
  • Si existe Oficina de Control Patrimonial: Duplicado y Triplicado, junto con las etiquetas con el número de inventario, se entregan al Encargado Patrimonial, quien deberá adherirlas a los bienes respectivos, quedando el Cuadriplicado en el Expediente.
    Si no existe Oficina de Control Patrimonial: se entrega el Duplicado, junto con las etiquetas con el número de inventario, al Responsable Patrimonial, quedando el Triplicado y Cuadriplicado en el Expediente.
¿Dónde se deben colocar las etiquetas entregadas por el DRGBP?

Las calcomanías, etiquetas u otras señales identificatorias del bien inventariable se colocan en un lugar que permita su fácil verificación.
El Encargado de Inventario debe velar por la conservación de los números identificatorios de los bienes, sean estos grabados, pintados o calcomanías. En caso de hallar destruido alguno de ellos, debe reponerlo por su cuenta, en caso de ser posible, o notificar tal situación al DRGBP a los efectos de proceder a su reposición y labrar actuaciones si correspondiere.
Fuente:
Artículo 15 y 47 del DA Nº 13/74*

¿Cómo procede el trámite en caso de error en la Planilla de Cargo?

Cuando el DRGBP formula observaciones en las Planillas de Cargo, adjunta a las actuaciones informe detallado y gira las mismas a:

  • La habilitación, en casos de trámites de compras.
  • El Organismo Iniciador, en el resto de los casos.
    En tal caso, el Organismo deberá dar carácter de trámite urgente a la actuación, considerando los plazos existentes para la rendición por parte de la Habilitación ante el Tribunal de Cuentas

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